¿Qué es un Folio?

Descripción rápida de un folio y por qué es importante en un Sistema de Gestión de Propiedades.

TABLA DE CONTENIDOS

• ¿Qué es un Folio? 

• Ejemplo de Empresa 

• Ejemplo de Agencia de Viajes 

• Facturas y Recibos

¿Qué es un Folio? 

Folio es una palabra clave de la industria para la colección de cargos.

Un folio se crea para la cuenta del huésped. Puedes registrar cargos y pagos para un huésped específico en un folio que puede ser asignado al huésped o a la empresa.

Piensa en ello como una carpeta de todas las facturas que un cliente puede tener en el hotel, tales como:

• Estancia de 2 Noches

• Factura del Bar

• Comida en el Restaurante

Puedes tener múltiples folios en una reserva y puedes dividir o transferir cargos entre ellos. Los folios generalmente se encuentran en la reserva y usualmente son para el cliente. Pero hay algunos casos en los que querrás que los folios se asignen a otra persona o a una empresa.

Ejemplo de Empresa 

La empresa ha reservado una habitación para el cliente y está pagando solo por el alojamiento.

Todos los demás cargos serían pagados por el huésped.

En este ejemplo, el folio principal estaría bajo el nombre y dirección de la empresa y se haría otro folio para contener los incidentales del huésped como comida y bebida o noches adicionales.

Ejemplo de Agencia de Viajes

 El huésped ha reservado en línea con Expedia y ha pagado directamente a Expedia.

Cualquier otro cargo que el huésped necesite pagar.

Esto es muy similar al ejemplo de la empresa, pero el huésped ha pagado ambos, el folio con los cargos de la habitación se hace a nombre de la agencia de viajes y no se muestra al huésped. Si el huésped tiene otros cargos, tenemos un folio separado para esos cargos.

Facturas y Recibos

 Los folios pueden convertirse en facturas y enviarse al huésped/empresa. Y las facturas pueden convertirse en recibos si se ha realizado el pago completo. El estado de recibo es un estado final y no se permiten enmiendas después de que se ha emitido el recibo. Necesitarías acreditar el recibo y modificar el nuevo folio.