TABLE OF CONTENTS

• English version
  • Process: 
    • Step 1:
    • Step 2:
    • Step 3:
  • Edit the city tax on individual reservations
• Icelandic version
  • Ferlið:
    • Skref 1:
    • Skref 2:
    • Skref 3:
  • Breyta gistináttagjaldi handvirkt á framtíðar bókunum.

English version

These changes apply to Icelandic properties only. 
The Icelandic government has changed the amount of the city tax from 600kr + VAT to 800kr and no VAT starting from 1st of January 2025. 

These changes will apply to all bookings that have arrival day after the 1st of January 2025. The only excluded bookings are the ones that have already been fully paid, receipted and taxes paid for, they will remain the same. You should keep in mind that bookings that are already created in Booking Factory  (before 1st of January 2025) have the old city tax amount and that needs to be changed manually.

This means that some manual work is needed from you and your staff members:

1. In Booking Factory, you will need to make some changes to set this up. The amount on the city tax needs to be changed and the VAT on that tax needs to be removed.  This should not be done before the 1st of January 2025.
2. Go over all reservations that were made before 1st of January 2025 that are not invoices, paid or receipted and delete the city tax on that booking and add a new one with the new rate.

If the hotel wants these folios to be recalculated by our developers, it must be requested from Booking Factory’s customer service department. A service fee is charged for this work, in which case two Booking Factory employees (service representative and programmer) will assist the hotel in carrying out the recalculation. Receipts and invoices are not recalculated in this process. 

Please follow the steps below to make the changes needed. These changes should not be made earlier than 1st of January 2025 because they would remove the VAT from the old city tax. 

Process: 

On the 1st of January 2025, adjust the city tax amount to 800kr on the already existing product in your accounting system and make sure it doesn’t include VAT. Navigate to Settings - Finance - Tax Information

Step 1:

Edit your your VAT tax in Booking Factory by clicking on the pencil icon on the right hand side.
Untick the option ‘Calculate on top of any fee’ and save.

Step 2:

Access your city tax fee that is already created in the system and update the tax amount to be 800kr (per room per night), by ticking the option ‘Update tax amount’. The updated city tax should apply after 01/01/2025.

Step 3:

Please make sure this city tax is included in all your rate plans, from Settings - Inventory - Rate plans. You could even create a test booking and a test receipt to ensure the city tax shows correctly in Booking Factory and in your accounting system. 

Edit the city tax on individual reservations

We recommend using reports to make this process more efficient.
Open Booking Report and take out a report of all your future bookings and export them to excel (you might need to take this out in a few steps if you have a lot of future reservations).

Now filter the report after creation date and go through the report with Booking Factory window open as well.

Take on day at a time.

1.Open the reservation card of your booking and navigate to Folios
2. Click on Nights breakdown and Tax Breakdown on the products

3. Click Remove on the city tax

4. Click Add Tax or Fee

5. Select the city tax from the drop down list, tick "Is Manual" box and type in 800 in Value and Amount. Click Save

If you do not wish to absorb the increase in city tax, we suggest that you adjust your prices accordingly to reflect this change.

If you are handling the city tax in a different way, please reach out to our support team and we will assist you further. Our support email address is [email protected]. We are here to help you with any questions.

Icelandic version

Þessar breytingar eiga eingöngu við eignir staðsettar á Íslandi.
Íslenska ríkið hefur breytt upphæð gistináttagjalds úr 600 kr. með VSK. í 800 kr. án VSK. sem tekur gildi frá og með 1. janúar 2025. 

Þessar breytingar munu gilda um allar bókanir sem eru með komudag eftir 1 janúar 2025. Undanskyldar eru þær bókanir sem er nú þegar búið að greiða fyrir og þið búin að senda yfir í bókhald og loka (receipta og greiða skattin af), þær haldast óbreyttar.
Það sem þarf að hafa í huga er að allar þær bókanir sem nú þegar eru í kerfinu hjá ykkur, ógreiddar eru með gamla gistináttagjaldið skráð (600 kr með vsk) og því þarf að breyta handvirkt fyrir allar bókanir.

Þetta kallar á auka vinnu fyrir þig sem er nauðsynlegt að undirbúa vel:

1. Í Booking Factory þarftu að gera smá breytingar til að breyta verðinu á gistináttagjaldinu og taka út VSK af gjaldinu. En þessar breytingar ættu ekki að vera gerðar fyrr en 1 janúar 2025 til þess að koma í veg fyrir meiri óþarfa handavinnu.

2. Yfirfara allar bókanir sem eru í kerfinu sem voru bókaðar fyrir 1 janúar 2025 og eyða út gistináttagjaldi og setja nýtt á með uppfærðu verði.

Ef að hótel vill að forritari hjá okkur aðstoði við að endurreikna gistináttaskattin á öllum bókunum í kerfinu þarf að hafa samband við support teymi Booking Factory með því að submitta miða í gegnum help center. Þjónustufulltrúi og forritari munu þá aðstoða við þessar aðgerðir en gjald er tekið fyrir þessa þjónustu.
Bókanir sem er búið að breyta í receipt eða invoice eru ekki endurreiknaðar með nýju gistináttagjaldi í þessu ferli.

Vinsamlegast fylgið skrefunum í greininni hér að neðan til þess að gera þessar nauðsynlegu breytingar í kerfinu og á bókunum. Athugið að þessar breytingar ættu ekki að vera gerðar fyrr en 1 janúar 2025 því þær munu fjarlægja VSK af gamla gistináttagjaldinu.

Ferlið:

Þann 1 janúar 2025, breyta verði á gistináttagjaldi í 800 kr án vsk á gistináttagjaldinu sem er nú þegar sett upp í kerfinu.  

Velur Settings - Finance - Tax Information

Skref 1:

Klikkaðu á blýantinn í hægra horninu á VAT skattþrepinu hjá þér. Afhakaðu úr reitnum ‘Calculate on top of any fee’ og vistaðu breytinguna.

Skref 2:

Opnaðu giostináttagjaldið sem er nú þegar til í kerfinu með því að smella á blýantinn í hægra horninu. Klikkaðu á "Update Tax Amount" og settu 800 kr í reitinn og velur dagsetninguna eftir 01/01/2025 og vistar.

Skref 3:

Passaðu svo að gistináttagjaldið sé innifalið í öllum verðplönum sem þú býður uppá. Ferð í Settings - Inventory - Rate plans. Opnar verðplan og bætir við gistináttagjaldi á verðplönin undir attached tax( þetta ætti að vera sett upp nú þegar en gott er að vera alveg viss). Við mælum svo með að gera "test" bókun og receipta hana til þess að sjá hvort að þetta sé ekki að koma rétt út bæði í Booking Factory kerfinu og í bókhaldskerfinu hjá þér ef þú ert beintengdur við slíkt kerfi. 

Breyta gistináttagjaldi handvirkt á framtíðar bókunum.

Við mælum með að taka út skýrslu í kerfinu til þess að gera þetta ferli á sem skilvirkastan hátt.

Opnaðu Booking Report og taktu út allar framtíðar bókanir - exportaðu þessu í excel (þú gætir þurft að taka þessa skýrslu út í nokkrum hlutum ef að þú ert með mjög mikið magn bókana hjá þér og sameinað þær svo allar saman í excel). 

Nú getur þú raðað þessari skýrslu í excel út frá "creation date" og tekið svo bara dag fyrir dag þær bókanir sem þarf að breyta handvirkt.

1.Opnaðu bókunarspjald gestar og veldu Folios
2. Klikkaði á Nights breakdown og Tax Breakdown á gistingunni

3. Klikkaðu á  Remove á gistináttagjaldi

4. Klikkaðu á Add Tax or Fee

5. Veldu gistináttagjald af niðurfellingar listanum, hakaðu í "Is Manual" boxið og skrifaðu 800 í Value og Amount. Vistaðu

Ef hótelið vill ekki taka á sig þessa hækkun á gistináttagjaldi bendum við á að það þarf að eyða gamla gjaldinu og bæta nýju við á réttu verði.

Ef að hótelið þitt er að nota gistináttaskattinn á annan hátt, vinsamlegast hafðu samband við support teymið okkar og við leiðbeinum þér með næstu skref. Tölvupóstfangið hjá support er [email protected]. Við erum hér til þess að aðstoða þig með allar þær spurningar sem þú gætir haft.